Umowy SaaS – na co zwrócić uwagę przed podpisaniem kontraktu?

Model SaaS (Software as a Service) jest dziś standardem w branży IT, e-commerce i startupów. Korzystanie z oprogramowania w chmurze wiąże się jednak z istotnymi ryzykami prawnymi. Źle skonstruowana umowa SaaS może prowadzić do utraty danych, sporów finansowych albo odpowiedzialności wobec klientów.

Jako prawnik IT regularnie analizuję umowy SaaS zarówno po stronie dostawców, jak i klientów. Poniżej przedstawiam kluczowe elementy, które należy sprawdzić zanim podpiszesz umowę SaaS.

Czym jest umowa SaaS?

Umowa SaaS to umowa o korzystanie z oprogramowania udostępnianego w chmurze, bez przenoszenia praw autorskich do samego systemu. Użytkownik uzyskuje dostęp do funkcjonalności aplikacji w zamian za opłatę abonamentową. Prosto i wygodnie.

• nie jest klasyczną licencją, masz prawo do korzystania z aplikacji we wskazanym w umowie zakresie
• zawierana jest na czas określony lub nieokreślony,
• obejmuje hosting, utrzymanie i wsparcie techniczne.

Zakres usługi i dostępność systemu (SLA)

Parametry SLA

Jednym z najczęstszych błędów jest brak precyzyjnych zapisów dotyczących dostępności systemu. Jest to powszechne niedopatrzenie początkujących uzytkowników, które później mści się po dwakroć. Umowa SaaS powinna jasno określać:

• poziom dostępności (np. 99,5% w skali miesiąca),
• czas reakcji na awarie,
• czas usunięcia błędów krytycznych.

Brak SLA oznacza w praktyce brak realnej odpowiedzialności dostawcy za awarie i utrudnienia w działaniu systemu.

Dane i RODO w umowie SaaS

Kto jest administratorem danych?

W większości przypadków klient jest administratorem danych, a dostawca SaaS – podmiotem przetwarzającym. Umowa powinna zawierać:

• umowę powierzenia przetwarzania danych,
• opis środków bezpieczeństwa,
• lokalizację serwerów (UE / poza UE).

Uwaga: brak poprawnej umowy powierzenia może skutkować karami administracyjnymi.

Prawa autorskie i własność danych

Bardzo istotne jest rozróżnienie:

• oprogramowanie – prawa autorskie dostawcy,
• dane klienta – wyłączna własność klienta.

Umowa SaaS powinna gwarantować:

• prawo do eksportu danych, musimy bowiem pamiętać o opcji wyjścia,
• brak wykorzystywania danych klienta do innych celów,
• usunięcie danych klienta po zakończeniu umowy.

Odpowiedzialność i ograniczenia ryzyka

Standardowe umowy SaaS często zawierają daleko idące ograniczenia odpowiedzialności. Warto sprawdzić:

• limit odpowiedzialności finansowej,
• wyłączenia odpowiedzialności,
• odpowiedzialność za utratę danych.

Rozwiązanie umowy i lock-in technologiczny

Umowa powinna regulować:

• okres wypowiedzenia,
• procedurę migracji danych do nowej usługi,
• wsparcie po zakończeniu współpracy.

Brak takich zapisów może prowadzić do tzw. vendor lock-in.

Kiedy warto skonsultować umowę SaaS z prawnikiem IT?

• gdy SaaS obsługuje dane klientów,
• gdy system jest krytyczny dla biznesu,
• gdy umowa zawiera wysokie kary umowne,
• gdy planowana jest ekspansja zagraniczna.

Podsumowanie

Umowa SaaS to nie formalność – to dokument, który realnie wpływa na bezpieczeństwo prawne i biznesowe firmy. Analiza zapisów przed podpisaniem pozwala uniknąć kosztownych problemów.