Unijne rozporządzenie wykonawcze dotyczące gromadzenia danych statystycznych w zakresie technologii informacyjno-komunikacyjnych (ICT) i e-commerce weszło w życie w 2023 roku. Komisja Europejska od dawna zwraca uwagę na rolę technologii cyfrowych w handlu i gospodarce, a nowe przepisy mają na celu ujednolicenie sposobu zbierania danych o wykorzystaniu ICT i sprzedaży internetowej w całej Unii. Pandemia COVID-19 i szybki rozwój handlu online dodatkowo uwypukliły znaczenie e-commerce. Wiele firm przeniosło część sprzedaży do Internetu, co pokazało zarówno szanse, jak i wyzwania związane z cyfrowym handlem. Komunikaty Komisji coraz częściej wskazują, że bez solidnych i porównywalnych danych statystycznych trudno jest podejmować trafne decyzje wspierające małe przedsiębiorstwa. Dlatego UE zintensyfikuje zbieranie danych o e-handelu. W szerszym kontekście rozporządzenie to wpasowuje się w unijną strategię cyfryzacji, obejmującą programy takie jak „Digital Compass” na 2030 rok, nakreślające cele transformacji cyfrowej.

Z punktu widzenia właściciela e-sklepu w Polsce rozporządzenie UE oznacza w praktyce nowe możliwości i wymagania. Przede wszystkim Główny Urząd Statystyczny (GUS) zyskał podstawę prawną do zbierania informacji o wykorzystaniu ICT i e-commerce przez przedsiębiorstwa. Dane statystyczne e-commerce to po prostu szczegóły dotyczące wielkości sprzedaży online i technologii wykorzystywanych w firmie. Nowe rozporządzenie UE e-commerce i ICT jest ściśle związane z unijną reformą statystyki gospodarczej (Rozporządzeniem Parlamentu i Rady UE nr 2019/2152), które nakłada obowiązek raportowania danych o firmach. W praktyce oznacza to, że GUS będzie przeprowadzał badania uwzględniające specyfikę działalności cyfrowej firm.

Trending
Streaming i „własność” treści cyfrowych na przykładzie Amazon Prime

Dzięki temu statystyki będą porównywalne we wszystkich państwach UE. Twórcy regulacji tłumaczą, że lepsze dane są potrzebne zarówno na poziomie wspólnotowym, jak i krajowym, aby sprawnie realizować polityki cyfryzacji i wspierać rozwój e-biznesu.

Nowe obowiązki dla małych przedsiębiorców i e-sklepów

Dla właścicieli małych sklepów internetowych główny efekt to rosnąca rola statystyki publicznej w obszarze e-commerce. Obowiązki e-sklepów UE w praktyce mogą oznaczać, że GUS będzie w kolejnych latach prosił o szczegółowe dane na temat działalności online. Standardowo takie badanie obejmuje przedsiębiorstwa zatrudniające co najmniej 10 osób (oraz niektóre jednoosobowe firmy); jeśli więc Twój sklep internetowy ma przynajmniej kilku pracowników, warto być przygotowanym na kontakt ze statystykiem.

Nowe rozporządzenie precyzuje rodzaj potrzebnych informacji. W praktyce oznacza to, że e-sklepy mogą zostać zapytane o m.in.:

  • Wysokość obrotów e-commerce – jaki procent sprzedaży odbywa się przez stronę WWW, aplikację mobilną czy platformy zakupowe w internecie. Warto już teraz sprawdzić swoje systemy sprzedażowe i upewnić się, że potrafią wygenerować takie dane.
  • Wykorzystanie narzędzi cyfrowych – czy firma używa usług w chmurze, systemów CRM/ERP, platform zakupowych typu marketplace czy narzędzi analitycznych. Jeżeli korzystasz z konkretnych aplikacji (np. do fakturowania online, e-mail marketingu, mediów społecznościowych), dobrze jest to udokumentować.
  • Kanały sprzedaży online – czy sprzedajesz przez własny serwis internetowy, czy korzystasz z pośredników (np. Allegro, Amazon) oraz czy prowadzisz sprzedaż za pomocą mediów społecznościowych. Dokładne rozdzielenie tych kanałów ułatwi raportowanie.
  • Typ klientów – czy Twoi klienci to głównie konsumenci (B2C), czy też inne firmy (B2B). Taka informacja pomaga zrozumieć strukturę rynku e-commerce.
  • Faktury i płatności elektroniczne – czy wystawiasz faktury online i używasz e-płatności. To pokazuje stopień cyfryzacji procesów wewnętrznych.

Przedsiębiorcy powinni zrozumieć, że dane statystyczne e-commerce to właśnie te informacje o działalności cyfrowej. Dla wielu właścicieli e-sklepów najważniejsze będzie teraz zadbanie o porządek w dokumentacji i systemach informatycznych. Jeśli raz w roku będziesz poproszony o dane, lepiej, aby były łatwo dostępne. Należy też śledzić komunikaty GUS – to on poda szczegóły dotyczące terminów i formy takich badań. Obecnie niewypełnienie ankiety statystycznej może co prawda teoretycznie skutkować karą (niska grzywna administracyjna), ale w praktyce urząd najpierw upomni przedsiębiorstwo, zanim podejmie jakieś sankcje. Warto więc potraktować to poważnie, aby uniknąć niepotrzebnych problemów.

Znaczenie tych danych dla polityk UE i programów cyfryzacji

Zebrane dane pozwalają policzyć postępy Unii w realizacji strategii cyfrowych. Przykładowo, w ramach „Unijnej Dekady Cyfrowej” UE ustaliła cel, że do 2030 roku co najmniej 90% małych i średnich przedsiębiorstw osiągnie podstawowy poziom intensywności cyfrowej (czyli będzie korzystać np. z usług w chmurze, dużych zbiorów danych, e-commerce, sztucznej inteligencji itp.). Aby sprawdzić, czy te cele są realizowane, potrzebne są dokładne statystyki z każdej branży. Polska, raportując dane o ICT i handlu internetowym, wnosi swój wkład w ocenę tych celów na poziomie całej UE.

Dzięki lepszym statystykom możliwe jest także dostosowanie unijnych i krajowych programów wsparcia cyfryzacji do realnych potrzeb rynku. Przykładowo, gdyby dane pokazywały niską dostępność nowoczesnych usług cyfrowych w małych firmach, polskie instytucje mogłyby wprowadzić dodatkowe dotacje lub szkolenia IT dla takich przedsiębiorstw. Z kolei szybki wzrost wskaźników sprzedaży internetowej mógłby skłonić władze do inwestycji w szybszy internet czy infrastrukturę cyfrową w regionach dotąd słabiej wyposażonych. Ponadto takie statystyki wpływają na wizerunek polskiego rynku w UE. Jeśli nasze dane świadczą o szybkim wzroście sektora e-commerce, może to przyciągać inwestycje zagraniczne lub partnerstwa biznesowe. Z drugiej strony, negatywne trendy (np. niskie wykorzystanie nowoczesnych technologii) zasygnalizują władzom, gdzie należy skoncentrować pomoc.

Praktyczne skutki dla firm prowadzących sklepy internetowe lub usługi online

Dla e-sklepów nowe przepisy przede wszystkim oznaczają więcej obowiązków raportowych i konieczność lepszej organizacji danych wewnątrz firmy. Nie zmieniają one jednak podstawowych zasad działania sklepu – nadal sprzedajesz i obsługujesz klientów jak dotąd. W praktyce kluczowe konsekwencje to:

  • Raportowanie statystyczne – oczekuj, że w wyznaczonym czasie GUS poprosi o dane za poprzedni rok (np. do końca maja lub czerwca). W praktyce oznacza to coroczne wypełnianie ankiet lub formularzy z informacjami o Twoim e-biznesie (obrót online, narzędzia ICT itp.).
  • Porządek w systemach – musisz zadbać o to, aby Twój system sprzedaży, CRM czy księgowość potrafił rozdzielić sprzedaż online od tradycyjnej. Wiele programów pozwala już to robić przez oznaczanie kanałów sprzedaży. Jeśli używasz kilku narzędzi, ustal wewnętrzne procedury, żeby informacje nie „ginęły” między systemami.
  • Przegląd umów i procesów – raportowanie będzie wymagać podawania jasno określonych danych (np. czy korzystasz z chmury, czy z jakichś platform sprzedażowych). Upewnij się, że Twoje umowy z operatorami sklepów czy platform (Allegro, Wix, itp.) pozwalają Ci eksportować potrzebne dane. Sprawdź też swoje procesy – np. czy faktury elektroniczne są zgodne z wymogami statystyki.
  • Bezpieczeństwo danych – przy okazji takich badań gromadzi się więcej informacji wewnętrznych. Choć raport dla GUS zwykle nie obejmuje danych osobowych, musisz pamiętać o zasadach RODO. Ustal, kto w firmie ma dostęp do zbieranych danych i zabezpieczaj je zgodnie z polityką bezpieczeństwa.
  • Brak drastycznych sankcji od razu – nowe rozporządzenie dotyczy przede wszystkim instytucji statystycznych, ale w Polsce GUS może nałożyć karę za nieudostępnienie wymaganych informacji. Zwykle jednak procedury przewidują najpierw upomnienie, czas na poprawienie błędów itp. Ważne, aby potraktować to poważnie, ale też wiedzieć, że większa część firm traktowana jest elastycznie.
  • Szansa na dobrą prezentację biznesu – rzetelne raportowanie to nie tylko obowiązek, lecz także sygnał profesjonalizmu. Wiarygodny przekaz liczb (np. udział eksportu czy liczba transakcji online) może budować zaufanie partnerów czy inwestorów.

Podsumowując, obowiązek gromadzenia danych może początkowo wydawać się dodatkową pracą, ale z drugiej strony zmusza do lepszego monitorowania własnej działalności. Właściciel e-sklepu powinien traktować to jako element strategii – z czasem uporządkowane dane pozwolą podejmować mądrzejsze decyzje biznesowe.

Jak się przygotować – praktyczne porady

Oto kilka konkretnych kroków, które ułatwią sprostanie nowym wymaganiom:

  • Zadbaj o porządek w dokumentach i systemach księgowych: Upewnij się, że łatwo rozróżniasz sprzedaż online od tradycyjnej. Wprowadź odpowiednie kategorie w systemie sprzedażowym lub księgowym. Dzięki temu raportowanie udziału e-commerce w obrotach będzie szybkie i bezbłędne.
  • Wykorzystaj narzędzia analityczne: Korzystaj z systemów (np. Google Analytics, wewnętrzne oprogramowanie sklepu, CRM) do monitorowania kluczowych wskaźników: liczby odwiedzin, konwersji, źródeł ruchu, udziału sprzedaży zagranicznej itp. Im więcej danych już masz bieżąco, tym łatwiej wypełnisz statystyczne raporty.
  • Automatyzuj raporty: W miarę możliwości skonfiguruj oprogramowanie tak, aby samodzielnie generowało potrzebne zestawienia. Wiele nowoczesnych systemów umożliwia eksport danych do Excel/CSV. Ustaw szablony raportów, które po prostu aktualizujesz danymi, zamiast liczyć wszystko ręcznie.
  • Skonsultuj się z prawnikiem IT: Dobrym pomysłem jest rozmowa ze specjalistą od prawa nowych technologii. Taki prawnik IT pomoże zrozumieć wszystkie konsekwencje prawne (np. w kontekście ochrony danych czy nowych regulacji cyfrowych) oraz zadba o zgodność dokumentów firmowych z nowymi przepisami.
  • Zorganizuj wsparcie IT: Jeśli nie masz własnych informatyków, rozważ nawiązanie współpracy z firmą lub freelancerem IT. Wsparcie IT pozwoli dostosować systemy do zbierania danych (np. integracja sklepu z bazą danych, konfiguracja raportów) oraz zadbać o bezpieczeństwo techniczne Twojej infrastruktury.
  • Obserwuj komunikaty GUS i branżowe: Regularnie sprawdzaj informacje na stronie GUS lub w newsletterach branżowych (np. izby e-handlu). Dzięki temu szybko dowiesz się, kiedy ruszy kolejne badanie i jaki będzie jego zakres, a także uzyskasz wskazówki, jak poprawnie wypełnić ankietę.
  • Korzystaj ze wsparcia branżowego: Organizacje przedsiębiorców i izby branżowe często publikuja zestawienia danych czy poradniki. Mogą one pomóc zinterpretować wyniki badań i lepiej przygotować się do raportowania.
  • Dokumentuj procesy raportowe: Wyznacz osobę lub zespół odpowiedzialny za raporty. Spisz prostą procedurę – co jest gromadzone, kiedy, w jakiej formie i kto to przekazuje. Dzięki temu przy każdej kolejnej ankiecie wystarczy „odpalić procedurę” i nie tracić czasu na szukanie, kto czym powinien się zająć.

Pomoc prawnika IT i wsparcia IT

Nowe obowiązki statystyczne warto potraktować jako sygnał, żeby skonsultować się z ekspertami. Zarówno prawnik IT, jak i specjaliści IT mogą odegrać tu kluczową rolę:

  • Prawnik IT: Taki ekspert przeanalizuje Twoją sytuację prawną i doradzi, jak spełnić nowe wymogi. Pomoże w tworzeniu regulaminów i polityk prywatności tak, aby uwzględniały obowiązki raportowe, oraz wyjaśni kwestię ochrony danych osobowych w kontekście gromadzenia statystyk. Jeśli pojawią się wątpliwości co do klasyfikacji produktów czy usług (co jest ważne w statystykach branżowych), prawnik zadba o to, by opierać się na aktualnych przepisach. Może również pomóc reprezentować firmę w kontakcie z urzędem statystycznym, jeśli zajdzie taka potrzeba.
  • Wsparcie IT: Specjalista IT skonfiguruje systemy do zbierania i eksportowania potrzebnych danych. Może zautomatyzować proces agregacji statystyk (np. regularne zgrywanie danych sprzedaży z serwera sklepu) oraz zadbać o zabezpieczenia techniczne (szyfrowanie danych, backupy). Ponadto IT przeszkolili zespół z obsługi narzędzi analitycznych i raportowania, dzięki czemu procedury będą sprawniejsze.
  • Procedury i szkolenia: Zarówno prawnik, jak i dział IT mogą pomóc w przygotowaniu firmy do nowych obowiązków. Prawnik przeprowadzi wewnętrzne szkolenie z obowiązków prawnych i konsekwencji ich niedopełnienia, a IT pokaże, jak korzystać z systemów do raportowania. Dzięki temu ani pojęcia prawne, ani techniczne nie będą barierą dla Twoich pracowników.
  • Aktualizacja na bieżąco: Prawo dotyczące technologii zmienia się szybko. Prawnik IT na bieżąco śledzi nowe regulacje (np. dotyczące cyfrowych usług, e-commerce, ochrony danych), a zespół IT aktualizuje oprogramowanie firmowe i procedury. To gwarantuje, że Twoja firma sprosta przyszłym wymaganiom bez większego stresu.

Korzyści i ryzyka wynikające z kontroli nad danymi cyfrowymi

Zbieranie danych cyfrowych może wydawać się obciążeniem, jednak niesie też korzyści. Warto spojrzeć na to pod kątem biznesowym:

  • Lepsze zrozumienie rynku – gromadzone dane pokazują, jak naprawdę działa Twój sklep. Wiesz dokładniej, ile zarabiasz online, jakie kanały są efektywne i kim są Twoi klienci. To pozwala podejmować bardziej trafne decyzje marketingowe i inwestycyjne (np. zwiększyć budżet tam, gdzie osiągasz największą konwersję).
  • Dostęp do wsparcia – rzetelne dane mogą ułatwić korzystanie z dotacji i programów pomocowych. Kiedy urzędy zobaczą, że Twój e-sklep rośnie lub potrzebuje wsparcia, będą bardziej skłonne oferować specjalne finansowanie lub szkolenia właśnie dla firm takich jak Twoja.
  • Wzmocnienie konkurencyjności – znajomość własnych statystyk i trendów rynkowych pomaga szybciej reagować. Jeżeli zauważysz, że rośnie zapotrzebowanie na określoną kategorię produktów, możesz szybciej uzupełnić ofertę. Zbieranie danych uczy firmę kultury cyfrowej, co jest przewagą w długim terminie.
  • Nowe kontakty biznesowe – dobre statystyki mogą przyciągać uwagę potencjalnych partnerów czy inwestorów. Jeżeli Twoje dane pokażą stabilny wzrost sklepu internetowego, inni przedsiębiorcy czy inwestorzy będą bardziej zainteresowani współpracą.
  • Benchmarking – dane pozwalają porównać się z konkurencją. Wiedza, gdzie plasuje się Twój sklep względem średnich branżowych, pomoże lepiej ocenić własne wyniki i wyznaczyć obszary do poprawy.
  • Optymalizacja procesów – pracując nad raportami, czasem wyłaniają się możliwości usprawnień (np. lepsze zarządzanie magazynem czy logistyką). To pozwala działać efektywniej i obniżać koszty.

Ryzyka i wyzwania: Zbieranie danych cyfrowych wiąże się też z pewnymi wyzwaniami:

  • Więcej biurokracji – konieczność raportowania to dodatkowe zadania, które zabierają czas. Warto to zbalansować z efektywną automatyzacją procesów i dobrym podziałem obowiązków.
  • Odpowiedzialność prawna – choć sankcje nie są drastyczne, zawsze istnieje ryzyko błędów przy raportowaniu. Nieścisłości mogą oznaczać konieczność korekt lub w skrajnym przypadku grzywnę. Dlatego rzetelne wypełnianie formularzy jest kluczowe.
  • Bezpieczeństwo danych – przekazując informacje dotyczące biznesu, należy zachować ostrożność. Choć raport statystyczny nie zawiera wrażliwych danych klientów, to i tak powinno się je odpowiednio chronić na etapie analizy.
  • Pułapka nadmiaru informacji – dostęp do ogromnej ilości statystyk może być mylący. Lepiej skupić się na najważniejszych wskaźnikach (np. łączny przychód online, udział sprzedaży internetowej) niż rozpraszać się analizą każdego parametru.
  • Nadmierna regulacja – większa kontrola statystyczna to krok naprzód, ale może też zwiastować przyszłe obciążenia administracyjne. Dlatego warto teraz wyrobić dobre nawyki, by ewentualne kolejne wymagania nie były już zaskoczeniem.

Podsumowanie

Nowe unijne wymogi statystyczne nie są celem samym w sobie, ale narzędziem do lepszego zrozumienia e-commerce. Dla właściciela e-sklepu to przede wszystkim okazja, aby uporządkować dane i zoptymalizować działania online. Dzięki współpracy z prawnikiem IT i specjalistami wsparcia IT można szybko spełnić nowe oczekiwania. W efekcie bardziej świadome korzystanie z danych statystycznych może stać się przewagą konkurencyjną, a nie jedynie formalnym obowiązkiem.